Le « Yoga Collaboratif »: catalyseur de transformation pour les entreprises

Aujourd’hui, les entreprises sont toutes confrontées au défi numérique. Elles doivent faire face à une évolution accélérée des technologies, de leurs clients, mais aussi à la mutation de leurs concurrents sur leurs marchés respectifs.

Un facteur clé pour leur compétitivité et leur croissance est de réussir à tirer le meilleur parti de leur intelligence collective. Mais la multiplication et la diversification des canaux de communication a brouillé les lignes d’une collaboration limpide et, surtout, efficace. Réseaux sociaux personnels ou professionnels, e-mails, messageries instantanées, voire simples SMS ou appels téléphoniques : tout le monde est soumis à une surcharge informationnelle. Au risque de s’y perdre…

Alors, comment mettre de l’efficience dans les relations professionnelles ? Comment faire de l’innovation un moteur de croissance ? Comment développer de nouveaux usages et les faire adopter ? C’est tout l’enjeu du « yoga collaboratif », un état d’esprit qui permet de fédérer les énergies, en mutualisant l’ensemble des compétences métiers, techniques, fonctionnelles et sécurité afin de dynamiser la capacité d’innovation et d’accroître la compétitivité des entreprises.

CLOUD, MOBILITÉ, ANALYSE DES DONNÉES, RÉSEAUX SOCIAUX…

Ces évolutions technologiques sont un véritable bouleversement des usages et amènent des innovations majeures tant dans les approches et modes de travail que dans les outils qui, intégrés les uns aux autres, doivent permettre de fluidifier les échanges, gagner en efficacité et créer de la transversalité.

Les enjeux sont considérables et la promesse associée ne pourra être pleinement réalisée qu’en impulsant une dynamique de transformation incrémentale pour construire les usages de demain.

L’approche prônée par le service Digital Advisory de Microsoft permet de réunir l’ensemble des acteurs clés autour d’une vision commune et partagée afin decatalyser cette transformation dans un mode itératif et cohérent pour l’entreprise.

Elle est constituée de 3 volets d’activités indispensables.

Cette logique de travail vise à tirer le meilleur parti des technologies, en veillant à :

• Bien intégrer les tendances de fond et les enjeux business des métiers
• Définir collectivement (c.à.d. avec les DSI, les directions métiers et les directions générales) la meilleure stratégie et les bonnes initiatives à mettre en place pour faire le pont entre les métiers, leurs besoins, l’innovation technologique et les services informatiques de l’entreprise.

1. IMAGINER ET PRIORISER

…

Cette première étape consiste à conduire des ateliers d’idéation autour des nouveaux scénarios d’usages et applications à valeur ajoutée. L’objectif est de tout connaître de ses collaborateurs : que font-ils ? Quels types de problèmes peuvent-ils rencontrer ? Quelles attentes ont-ils ? Quelles expériences de travail recherchent-ils ? Et finalement quelles opportunités faut-il développer en matière de nouveaux usages digitaux pour les lignes métiers ?

 …..

>> D’abord, créer les conditions pour rêver

Une logique collaborative, favorisant les temps d’échange et caractérisée par la création de persona (collaborateur type représentant un segment métier) ainsi que de ses principaux scénarios de productivité dans le but d’améliorer les performances de votre entreprise.

La clé dans ce genre d’exercice est de pouvoir lever rapidement les inhibitions afin d’amener les contributeurs à penser en dehors des sentiers battus pour faire émerger de nouvelles idées innovantes. Il ne faut surtout pas s’interdire de rêver, pour ne pas brider la créativité et pouvoir au contraire favoriser le foisonnement d’idées comme si celles-ci pouvaient devenir réalité.

>> Et seulement ensuite, confronter les idées à la réalité

Dans un second temps, une fois les idées et besoins sélectionnés, une analyse critique mais constructive pourra être menée. Les opportunités seront priorisées et les scénarios à impact rapide (quick wins) identifiés. Pour cela, il est important d’associer l’ensemble des acteurs (métiers, équipes IS/IT, sécurité) afin d’analyser et prioriser le déploiement des scénarios les plus pertinents. C’est en effet à cette unique condition que vous parviendrez à poursuivre enconciliant les impératifs métiers, les contraintes s’appliquant à l’entreprise (d’un point de vue technique, sécurité mais aussi réglementaire), les aspects liés àpertinence économique ainsi que les capacités d’investissement et d’exécution.

Cette première phase est essentielle pour la déclinaison de la stratégie digitale. En plaçant vos collaborateurs métiers au centre de votre transformation, vous donnerez du sens aux orientations envisagées et gagnerez l’assurance d’identifier les leviers de valeur les plus impactant pour votre entreprise.

D’autre part, les responsables IT et sécurité se sentent impliqués dès le début et ils sont mobilisés en amont pour participer à la définition des indicateurs clés et mesurer ensuite l’atteinte et les résultats au niveau métier.

2. PROTOTYPER ET DÉMONTRER

…..

Lorsque cette première phase d’identification des nouveaux usages est réalisée, il faut en vérifier la justesse par rapport à l’ambition fixée. Dans cette perspective, un travail de maquettage (PoC – Proof of Concept) peut être entrepris pour tester les scénarios envisagés.

….

>> Savoir démontrer pour convaincre

 Il s’agit ici de mettre en œuvre les scénarios de productivité (priorisés lors de la phase précédente) pour montrer aux métiers des résultats concrets en expérience réelle.

Cela nécessite de définir et construire les briques technologiques permettant de prototyper et montrer les scénarios d’usages destinés à gagner en productivité et flexibilité dans les relations professionnelles.

• Sur le plan fonctionnel, cela permettra de démontrer les bénéfices métiers et économiques, ainsi que les apports d’agilité, d’efficacité et de capacité collaborative. Il faut ainsi proposer aux équipes métiers d’essayer et de donner leur avis afin de valider ce qui fonctionne (ou pas – il s’agit de la phase test) et faire évoluer les services et processus sous-jacents jusqu’à satisfaction (learn). Le fait d’être à l’écoute du terrain constitue un véritable levier d’adhésion, ce qui est un gage de réussite pour l’adoption future des technologies mises en œuvre.
• Sur le plan technique et opérationnel, il est essentiel de pouvoir garantir la bonne intégration des solutions proposées à l’environnement existant, ainsi que leur adéquation avec les exigences de sécurité et les processus mis en place pour la gestion opérationnelle.

 >> Impliquer l’ensemble des acteurs dans la décision

Ainsi, la réalisation de démonstrateurs permet de qualifier la valeur business et la faisabilité, en montrant des résultats rapides et tangibles. De plus, en embarquant les collaborateurs et les métiers dans cette démarche, cela permet l’assurance d’un écho important aux idées porteuses pour l’évolution des usages numériques.

Les directions technique et sécurité, déjà mobilisées lors de la phase précédente, sont à nouveau impliquées pour permettre de sécuriser le passage à la phase suivante (principe du « marche avant »).

La validation finale s’effectue ensuite sur la base de prototypes approuvés par l’ensemble des parties prenantes (directions métiers, directions informatique et officiers sécurité). Le déploiement peut alors commencer…

3. DÉPLOYER ET ADOPTER

A ce stade, les nouveaux outils doivent être mis à la disposition de tous les collaborateurs. Au préalable, il est recommandé de lancer un pilote, dont l’objectif est de mettre l’accent sur l’innovation, via l’intégration et l’activation des services de productivité dans une infrastructure cohérente et homogène, sur un périmètre métier représentatif.

….

 >> Bien lotir le déploiement pour maximiser le ROI

 Ainsi, les modalités d’intégration dans le Système d’Information peuvent être ajustées, et il devient également possible d’observer/stabiliser les services mis en œuvre, tout en validant les prérequis. Ce premier bilan permet de supporter le processus de décision quant au déploiement généralisé des services à l’échelle d’une ligne métier ou de l’entreprise.

Cette généralisation pourra alors être opérée en lotissant de manière à concilier les impératifs business et géographiques, et maximiser le retour sur investissement. Le tout en faisant en sorte que les évolutions du SI soient alignées avec vos objectifs stratégiques et leurs déclinaisons dans les métiers.

>> Savoir faire adopter les usages pour démultiplier

 Enfin, dans la phase d’adoption, l’accompagnement au changement auprès des collaborateurs est également indispensable, tant au niveau fonctionnel queculturel. Sans cela, l’adoption ne s’en retrouvera que plus complexe, et la plus-value amoindrie.

De même, les équipes IT (notamment l’exploitation et le support) devront se former à aux nouvelles solutions, comprendre les impacts utilisateurs, et se familiariser avec de nouvelles consignes de support notamment. Par ailleurs, la phase de transition vers ces nouvelles solutions entraîne nécessairement une augmentation des sollicitations auprès des équipes de support.

Il est donc important d’accompagner les collaborateurs et les équipes IT avec une communication adaptée, une formation adéquate et la diffusion des informations et des bonnes pratiques à l’ensemble des populations concernées.

………………………………………………………………………………………………………………………

En conclusion, le « Yoga collaboratif » ne peut se diffuser que via la mise en place d’une méthode de co-construction et le passage successif de ces 3 étapes. Une gouvernance associant l’ensemble des parties prenantes permettra de prioriser le déploiement des nouveaux usages et d’en assurer en continu la promotion auprès des lignes métiers de l’organisation.

Une première expérience réussie installe des « réflexes agiles ». Des réflexes qui renforcent d’eux-mêmes l’état d’esprit général en créant des automatismes et une dynamique pour permettre aux entreprises de relever les défis de la révolution numérique et de se transformer.

Et vous, comment le déploiement de nouveaux usages est-il mis en place dans votre entreprise? A quel(s) problème(s) êtes-vous confronté(s) ?

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez être accompagnés dans la définition de vos orientations stratégiques et le pilotage de la trajectoire pour vos axes d’innovation:  servicesfr@microsoft.com

Point de vue d’expert par Pascal Pick, Digital Advisor – Microsoft Services (Microsoft Marketing Enterprise)